Mais um artigo sobre reuniões produtivas…

Este artigo (12 Brainstorming Techniques for Unearthing Better Ideas From Your Team) podia ser só mais uma lista para atrair tráfego :), mas a verdade é que enuncia 12 “regras” para potenciar a eficácia dos brainstormings que me parecem bem ajustadas a vários tipos de reunião (mesmo que o conceito de reunião possa ser adaptado, como o sugerem alguns dos pontos).

Vamos ver… :)

Original:

1. Invite a diverse group of people.
2. Keep the meeting to 22(ish) minutes.
3. Provide context and goals well before the meeting.
4. Ask people to come prepared with some ideas.
5. Say “no” to the bad ideas. Fast.
6. Foster an environment where bad ideas are okay.
7. Lean into constraints.
8. Lean into silence.
9. Lean into failure … outside of the brainstorm.
10. Be prepared to ditch the meeting altogether.
11. Provide a place for anonymous submissions.
12. Be prepared to pursue absolutely nothing that came out of that brainstorm.

“Tradução” + os meus comentários:

1. Diversificar os participantes, acolher pessoas que estão menos por dentro dos assuntos a desenvolver.
2. Adapto para “reuniões curtas” e para “reuniões com tempo adequado aos resultados pretendidos”. Acrescento: não gastar mais tempo a agendar, a aguardar pelos atrasados, a esclarecer sub assuntos que são lançados, do que em tempo efectivo de trabalho.
3. De forma antecipada, providenciar o contexto e os objectivos da reunião (acrescento: participantes, lerem atempadamente a informação disponibilizada)
4. Pedir às pessoas para trazerem ideias (se estiverem no espírito do ponto anterior, não haverá problema).
5. Dizer “não” depressa às más ideias. Requer liderança (assumida e aceite).
6. Criar um ambiente em que as más ideias são aceites sem stress. Requer o mesmo que o ponto anterior, mais humildade dos autores das ideias.
7. Fazer uso dos constrangimentos como recursos para a creatividade. Da minha experiência… se ironizasse, diria que não recomendo muito, não se se quer que as reuniões decorram de forma “civilizada” e nos timings pretendidos (a menos que se tenha um ambiente exemplar propício).
8. Fazer uso do silêncio (parar para pensar, deixar surgir a participação espontânea, a ideia).
9. Aceitar o risco de insucesso como inerente ao apontar de ideias. E ter sempre presente o ponto 5.
10. Admitir poder partir a reunião, fazê-la por partes e no final juntar tudo. Substituir o presencial pelo digital. Cada vez mais uma opção, mas impossível em alguns contextos.
11. Disponibilizar um “espaço” para sugestões anónimas. Em contextos específicos sim. Como alimento para reuniões “normais”, parece-me inadequado (ou se leva na brincadeira ou é contraproducente com o saudável ambiente que se deseja numa reunião que é, tem que ser antes de mais nada, um trabalho assumido em equipa.
12. Aceitar que não se consiga nenhum resultado com a reunião. Convém não fazer disto regra…

Testemunhos:

1, 3, 4, 6, 8: A Saint-Gobain Weber fazia/ faz isto a um nível superior, enquadrado numa cultura organizacional de melhoria (noutro exemplo, também era política da empresa a rotatividade de funções mesmo nos níveis de chefia departamental)

1 a 8: Polisport, Reuniões mensais de gestão (“staff meeting”). Perfeição no equilíbrio entre rigor, flexibilidade, e resultados.