Preparação de SGQs para Auditoria [jcs/logikk]

(para quem já fez “noitadas” ou perdeu fins-de-semana na véspera de auditorias)

• É normal que nos preparemos para um exame.
• Por vezes o sistema está diminuído, “impossível” de corrigir, e vem aí uma auditoria decisiva (ou então chegou aquele momento em que queremos evitar o stress das noitadas na véspera da auditoria, tão penosas para toda a gente, com poucos resultados duradouros, e com danos para a moral e envolvimento das pessoas).
• É possível mudar com rapidez (e a pressão da proximidade das auditorias ajuda).
• Nos sistemas ISO e EQUASS há todo um espectro de possibilidades de implementação dos requisitos que é desconhecido de muitos dos agentes envolvidos… (das entidades certificadas, mas também de quem as apoia…). Quem conhece essas possibilidades pode promover simplificações e optimizações que se traduzem em muitos ganhos de tempo, muitas horas poupadas que de outra forma só causariam o caos e dificultariam a preparação da auditoria.

Uma história:

Num cliente, a revisão documental em fase de preparação de auditoria permitiu identificar dezenas de situações em que era a própria empresa a “inventar” regras que a comprometiam desnecessariamente (porque nem à empresa interessavam, nem eram requisito do referencial aplicável, no caso a ISO 9001).

Exemplo: o SGQ contemplava a obrigação de avaliar todos os fornecedores. Todos. Obviamente, bastaria não avaliar o fornecedor do corte da relva do jardim, ou o fornecedor de clips e post-its, para se entrar em não conformidade. Então, todos os anos era a loucura, com uma pessoa das compras a tentar formalizar a avaliação regular de centenas de fornecedores, entre os quais se contavam os atrás mencionados.

Ao mudar-se o âmbito para os fornecedores com impacto no SGQ, e percebendo como se enquadrava este factor (impacto), passou-se dessas centenas para uma dúzia.

Outra história que também tem a ver com auditorias, mas relatando a diferença entre saber e não saber o que pedem os referenciais (e as possíveis consequências), neste link.

O QUE EU FAÇO:

1. Através de auditoria, análise documental e no terreno, e perguntas e respostas espontâneas, começo a desenhar o cenário em que se encontra o sistema de gestão da qualidade;
2. Indico sumariamente as linhas gerais do trabalho a desenvolver, promovendo desde logo uma orientação temporal e da sequência dos trabalhos;
3. Acciono um plano de actuação imediato para que rapidamente se resolvam questões prioritárias;
4. Inicio com os interlocutores a construção gradual do “novo sistema” em jeito de puzzles menores que, à medida que vão surgindo, vão fazendo sentido e encaixando entre si na construção do puzzle maior;
5. Exerço pressão positiva, participo, e asseguro-me de que os planos são cumpridos de forma atempada.

E TAMBÉM:

1. Estou sempre presente para ajudar o cliente;
2. E, por tudo e por esta proximidade, retiro aos clientes a ansiedade negativa típica dos processos de auditoria de certificação.

Explore aqui e aqui.