Implementação de SGQ ISO 9001, EQUASS [jcs/logikk]*

*(sistemas de gestão da qualidade, para Certificação ou não)

A minha abordagem à implementação de SGQs não é para todos ou para todos os sistemas, é só para:

• Quem não sabe como fazer, e quer mesmo vir a saber, já que vai implementar.
• Sistemas que não se queiram “empacotados”, trazidos no bolso do consultor ou “inspirados” nos apontamentos duma cadeira duma pós-graduação em gestão.
• Sistemas controlados pelos seus responsáveis, que são compreendidos e dimensionados às necessidades e recursos da organização.
• E, também, para sistemas que, depois de obtida a Certificação, não ficam órfãos se o consultor faltar.

O que eu faço:

1. Desenho literalmente, COM os interlocutores, com uma abordagem gráfica simples e quase “infantil”, o novo sistema a ser implementado;

2. Inicia-se a construção gradual do sistema em jeito de puzzles menores que, à medida que vão surgindo, vão fazendo sentido e encaixando entre si na construção do puzzle maior. Geram-se situações repetidas de tarefas cumpridas (puzzles intermédios), de “caminho que está a ser feito”, evitando-se a ideia de que “o projecto é longo e nunca mais termina”.

   É como que uma teia de aranha feita passo a passo, pedacinho a pedacinho, com um fio muito resistente, e no final a obra termina e tudo se integra e faz sentido.

3. Faço com que as pessoas, sem se aperceberem, comecem a saber de Qualidade (e sem o saberem, começam a ganhar as forças que mais tarde lhes vão conferir a autonomia na gestão do sistema sem dependência de consultores);

4. Promovo o planeamento das alterações a introduzir;

5. Exerço pressão positiva, participo, e asseguro-me de que os planos são cumpridos, as mudanças concretizadas (com mais satisfação de todos os intervenientes, menos perdas de eficiência, melhor adequação de recursos, e maior capacitação de concretização de objectivos);

E também:

1. Estou sempre presente para ajudar o cliente;
2. E, por tudo e por esta proximidade, retiro aos clientes a ansiedade típica dos processos de auditoria de certificação.

Explore aqui e aqui.

Uma história:

• Nos últimos dois anos, muitas instituições (IPSS) fizeram a Certificação EQUASS (um referencial com muita proximidade à ISO 9001 mas adaptado para este tipo de instituições).
• Quase todas gastaram dinheiro na realização de auditorias internas contratadas a auditores externos, seguindo recomendação de quem os acompanhava e orientava na implementação do SGQ (tornou-se voz corrente a obrigação das auditorias internas, e, por isso, chegaram a gastar-se milhares de Euros para uma auditoria de um dia).
• Duas instituições com processos de implementação coordenados por mim não o fizeram. Não porque não percebessem os benefícios da realização das auditorias, mas porque as informei de que, efectivamente, não era obrigatório fazerem-nas, e, por fim, legitimamente, optaram por outra via.
  Tratou-se, no essencial, de poderem optar entre fazer ou não fazer numa situação em que era permitido optar/ não era obrigatória a via da realização da auditoria.
  Deste modo, fizeram a auto-avaliação nos termos requeridos pelo EQUASS, utilizando a ferramenta informática que o próprio disponibilizava (muito mais responsabilizante do que qualquer auditoria), e evitaram esse custo avultado.
• No final, obtiveram a certificação, cumprindo os 100 critérios sem mácula.

Nota EQUASS: as instituições que peçam a certificação a partir de 2012 já terão que realizar auditorias internas, mas só a partir dessa altura, no âmbito do novo texto do referencial EQUASS.